Agenda og Saksliste til årsmøte i Tromsø klatreklubb 5.mars, Driv møterom 4. etasje

Agenda og sakliste for årsmøtet
Det vises til innkallingen til årsmøte av 5. Mars kl 18:00
Årsmøtet avholdes på Driv, møterom 4. etasje – start kl. 18:00

Sakliste:
1. Godkjenne de stemmeberettigede
2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden
3. Velge dirigent(er), sekretær(er) samt 2 representanter til å underskrive protokollen
4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger
5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand (inkludert eventuelle grupperegnskap)
6. Behandle innkomne forslag og saker
7. Fastsette medlemskontingent
8. Vedta idrettslagets budsjett
9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan
10. Foreta følgende valg
a) Leder og nestleder
b) Styremedlemmer og varamedlemmer
c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan
d) Revisorer
e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet
f) Valgkomité

Vedlegg: Årsmelding Tromsø klatreklubb, link nederst i dette dokumentet

Angående årsmelding: Her er det helt sikkert noe vi i styret har glemt og kanskje noe du gjerne vil skal være med i årsmeldingen.
Årsmøtemeldingen er satt sammen på bakgrunn av innspill fra styremedlemmer samt noen andte og er satt sammen av styreleder.
PS: Det er foreløpig ikke lest korrektur på dette dokumentet. Det vil bli fylt inn mangler og gjennomføres en korrektur på dette dokumentet til årsmøte.

Regnskap og budsjett vil bli kopiert opp og delt ut sammen med årsmeldingen under årsmøte.
(Det skulle vært ferdig til i dag en uke før årsmøte, men Visma har vært forsinket. Regnskapet vil bli vurdert av revisor i neste uke og klart for årsmøte på torsdagen.)

Forslag/saker fra styret til årsmøte

Sak 1: Ny klatrehall

Prosjekt ”TKK 2012” – Ny klatrehall
Det velges et strategisk fokus de neste 3 årene for å arbeide for en ny klatrehall.

Bakenforliggende argumenter:
-Stort hall behov i Tromsø, økning i rekruttering, økt prosjekt aktiviteter, økt behov for ulike grupperinger: buldring, sport, funksjonshemmede.

Krever:
-Strategisk arbeid i styre for finnansieringsløsninger, samarbeidspartnere osv.
-Opprettelse av en egen arbeidsgruppe med 1-2 medlemmer fra styre inkludert medlemmer som ønsker gjøre en innsats i planleggingsarbeidet i prosjektet ”TKK 2012”
-Økt dugnads innsats fra medlemmer for drift av klubb aktiviteter.

Notat:
De neste 3 årene frem mot en ny klatrehall vil være en overgangsfase for klubben.
Intensjon er at når ny klatrehall realiseres så skal det opprettes et eget driftsselskap Tromsøklatrehall as som skal drive klatrehallen mens Tromsø klatreklubb skal fortsette å drive klubb aktivitetene og beholde sin klubb identitet.

Intensjons bemerkning:
-Selv om det velges et strategisk fokus i et arbeid mot en ny klatrehall i byen de neste 3 årene skal Tromsø klatreklubb bestå og opprettholdes som en allsidig klubb med levende identitet i sine aktiviteter i de omliggende fjellene, kvaløya klatringen, hytta, natur opplevelsene.
-Det nye styre skal være der for alle medlemmer av klubben.

Sak 2: Avlønning av administrative tjenester

1. Avlønning av en ansvarlig person i hallen/driftsansvarlig for koordinering av arbeidsoppgaver.

Oppgaver (Det vil bli utarbeidet en egen arbeidsinstruks):
Ruter, sikkerhet
Aktiviteter skoler, foreninger ..
Instruktør ansvarlig
Kurs: nybegynnerkurs, instruktørkurs

Avlønning opptil: 40.000,-
Reguleres ut fra arbeidsoppgaver, behov og inntekstgrunnlag.

Bakenforliggende argumenter:
-Høyere kvalitet på drift av hallen ->Mer fornøyde kunder
-Mulighet for mer aktivitet på dagtid -> Større inntektet
(stor interesse fra skoler, foreninger, rus rehabilitering osv.)
Avlastning for styre og andre frivillige i hallen.
->Frigjøring av frivillighet for å utføre viktige arbeid for klubben.
->Frigjøring av tid for styre til å fokusere på prosjekt ”TKK 2012”

2. Avlønning av kasserer/regnskapsfører

Kasserer/regnskapsfører rekrutteres utenfor styre
Avlønning: 10.000,-
(Klubben betaler i dag 10.000,- til visma for regnskapsføring)
Styre skal fortsatt ha en økonomi ansvarlig som kasserer/regnskapsfører rapporterer til.

Arbeidsoppgaver som medlems registrering, innbetaling, utskriving av medlemskort og halv årskort skal det i 2009 arbeids for å effektivisere gjennom å bedre involvere og styrke samarbeidet mellom TKK og de ansatte i tennishallen.

Sak 3
Forslag til vedteksendringer
Justeringer i hendhold til kravene i indrettsforbundet.

Innkomne forslag/saker fra medlemmer til årsmøte

Sak 1: Søknad om deltagelse fra Tromsø Klatreklubb til produksjon av en vandre/ski/klatrefører for Lyngsalpene.

Innkommet fra: Sjur Nesheim og Morten Blixt.

Se vedlegg, link nederst i dette innlegget.